[체크!체크리스트]복잡한 문제 해결법

복잡한 일처리 문제의 발생    

 여러 가지 일을 처리하다 보면 단순한 일도 있지만 복잡한 일도 있습니다. 머릿속으로 단순히 생각해서 일을 처리하기에는 조금 벅차게 느껴지는 일이 있습니다. 만일 하나의 실수가 있게 되면 첫 단추를 잘못 끼워서 줄줄이 잘못되듯이 연쇄적으로 잘못되게 되는 일이 있습니다. 이러한 복잡한 일을 처리할 때는 어떻게 하면 효율적으로 처리할 수 있을까요?

 

 매일 하던 일도 어떤 경우에는 갑자기 잘 생각이 나지 않을 때가 있습니다. 환경과 조건에 따라서 매우 더운 환경이거나 그날 컨디션이 안 좋거나 누구하고 싸워서 자꾸 그 생각이 맴돌아서 집중력이 없어질 때가 있습니다. 이런 경우는 두뇌가 잘 돌아가지 않아서 업무 효율이 극도로 낮아지게 됩니다. 전날 과음을 한 경우도 마찬가지입니다. 신체 컨디션이 안 좋아서 집중력이 떨어지게 되는 경우입니다. 이런 경우는 단순한 업무일지라도 상대적으로 복잡하게 느껴집니다. 평소에는 단순하게 했는데 갑자기 복잡하게 느껴지게 됩니다. 

 

 수학에 대하여 공부를 할 때 계단을 한 계단 한 계단 올라서서 꼭대기까지 올라가듯이 처음에 덧셈을 배우고 그다음 뺄셈을 배우고 나중에 곱셈과 나눗셈을 배웁니다. 덧셈을 모르고 뺄셈을 알 수 없고 곱셈을 모르고 나눗셈을 알 수 없습니다. 어떤 일을 할 때도 차근차근 단계를 밟아서 나아가야 일을 제대로 처리할 수 있습니다. 

 

아툴가완디의 책 [체크! 체크리스트]는 위의 복잡한 문제를 해결해 주는데 탁월한 힘을 발휘할 수 있도록 가이드를 제시해 줍니다.

[체크!체크리스트] 책 표지

  

체크리스트의 활용 

 체크리스트를 사용하면 무엇이 좋은지 알지 못하면서 체크리스트를 기계적으로 사용하는 경우가 있습니다. 막연하게 체크리스트를 전부터 써 왔으니까 계속 쓰는 것입니다. 이 경우 체크리스트를 그저 귀찮은 종이 한 장으로 무시할 수 있습니다. 나중에는 체크리스트를 사용하지 않고 머리에 의지하여 업무를 수행할지도 모릅니다. 현대 사회에는 보다 복잡해지고 전문화되어 한 사람의 기억력이나 머리에 의존하여 업무를 처리하기에는 어려움이 있는 업무가 점점 많아지고 있습니다. 

 

 비행기 조종사의 업무는 매우 중요하고 여러 가지 다양한 부분의 체크가 이루어져야 합니다. 이륙 시, 비행 시, 착륙 시, 지상 이동시 각각 상황별로 체크해야 할 사항들이 있습니다. 이러한 사항에 대하여 체크리스트를 만들어 활용한 결과 사고 건수가 엄청나게 줄었다는 결과가 있습니다. 예를 들면 브레이크를 풀었는지, 계기는 제대로 세팅되었는지, 문과 창문이 모두 닫혀 있는지와 같은 내용으로 체크리스트를 만들어 활용했던 것입니다. 

 

 외국인들이 대한민국에 와서 놀라는 일이 많다고 합니다. 세계 최고의 지하철 중 하나가 우리나라 지하철입니다. 스크린도어시스템, 카드 한 장 환승시스템,  다국어 안내 시스템 등 많은 지하철 편의 시스템이 편리성을 제공합니다. 그리고 한강변에서의 빠른 치킨 배달 시스템은 너무나도 유명합니다. 그밖에 깨끗하고 청결한 한국 화장실이 유명합니다. 그런데 우리나라 화장실을 자세히 보면 각 화장실마다 청결 체크리스트가 벽에 붙어 있는 것을 볼 수 있습니다. 각 화장실마다 담당자가 있어서 체크리스트를 붙여 놓고 제대로 되고 있는지 체크한 결과를 보여주는 것입니다. 담당자 이름을 걸고 투명하게 청소 결과를 보여주는 것입니다. 이러한 체크리스트가 있어서인지 우리나라 화장실의 청결도는 세계 최고를 자랑합니다. 체크리스트를 활용하여 성공한 대표적인 사례라고 볼 수 있습니다. 

 

 체크리스트를 사용할 때에는 주의점이 있습니다. 나쁜 체크리스트를 만들면 안 된다는 것입니다. 체크리스트가 모두 다 좋은 것은 아닙니다. 나쁜 체크리스트는 정확하지 않은 모호한 내용으로 구성되어 있거나 실제 업무에 꼭 필요한 단계를 체크한 것이 아닌 책상에 앉아서 머릿속으로 생각해 낸 체크리스트가 해당됩니다. 체크 리스트는 일에 정통한 사람이 만들어서 정확하고 간결하게 일을 끝낼 수 있도록 잘 만들어야 합니다. 

바깥뇌의 활용과 체크리스트

 바깥뇌라는 개념이 있습니다. 우리 두뇌를 직접 사용하는 것을 지양하고 우리 몸 바깥에 뇌가 있는 것처럼 활용하는 방법입니다. 예를 들면 집단 지성의 힘을 이용하는 것도 넓은 의미에서 바깥뇌의 활용이라고 볼 수 있습니다. 그 외에 공간별로 그 장소에 필요한 물건을 배치해 두는 방법이 있습니다. 책상 근처에 필기구나 문구류를 배치하거나 현관 근처에 가위나 칼을 비치하여 택배 상자가 왔을 때 바로바로 처리할 수 있도록 만드는 것도 바깥뇌를 만들어 활용한다고 볼 수 있습니다. 만일 현관에 가위나 칼이 없다면 택배가 왔을 때 상자를 개봉하려면 칼이나 가위가 필요하므로 어디에 있는가를 생각해야만 합니다. 그리고 그 물건이 있는 곳으로 이동하여 그 물건을 가지고 사용하고 그 후에는 다시 제자리에 두어야 합니다. 이처럼 필요한 물건을 공간별로 배치하여 두뇌의 사용을 최소화하는 것도 바깥뇌의 활용이라고 볼 수 있습니다.

 

 우리가 이 책에서 제시하는 체크리스트의 활용은 머리로 생각해야 하는 것을 체크리스트를 만들어서 사용함으로써 단순한 두뇌의 사용을 제한하는 것입니다. 두뇌의 사용은 단순업무나 반복적인 일과 같은 것에 사용하는 것보다는 고차원적인 일, 창조성을 키우는 일, 상상하는 일 등에 많이 사용하는 것이 좋습니다. 기계적인 일이나 반복적인 일은 컴퓨터나 자동화 시스템을 사용하여 처리하는 것이 보다 능률적입니다. 이 책에서는 체크리스트를 이용한 바깥뇌의 활용법을 제시하고 있습니다.