[보고서][품의서][기안문서]

보고서 의미와 개요

 보고서는 갚을보(報) 혹은 알릴 보(報) 자에 고할고(告) 자를 써서 알림을 고하는 글입니다.

갚을 보자는 죗값을 치른다는 의미로 되갚는다는 뜻이 있습니다.

갚을 보자를 금문에서는 수갑을 찬 죄수를 잡으려는 모습으로 그려져 있다고 합니다.  

 

 알릴 보자를 유추해서 생각해 보면 되갚는다는 것은 어떤 사건이나 일에 대해서 반응하여 행동하는 것이므로, 사건이나 일에 대응하여 그것을 타인에게 알린다는 의미로 변화한 것이 아닌가 하는 생각입니다.  

 

 회사에서 어떤 사건이나 일에 대해서 알려야 될 글을 만드는 것이 보고서라 할 수 있겠습니다.

넓은 의미에서 보고서는 계획서, 품의서, 기안서, 결과서 등 모든 문서를 의미한다고 볼 수 있습니다.

각각의 문서의 의미는 어떤 것을 보고하는 내용으로 구성되어 있기 때문입니다. 

 

 

보고서

보고서는 직급이 올라갈수록 점점 더 잘 써지게 됩니다.

그동안의 경험과 많은 노하우가 쌓이기 때문입니다.

그렇지만 신입직원일 때는 보고서 쓰는 것이 커다란 어려움으로 다가옵니다.

많이 써 보지 않고 경험이 없기 때문에 막막하기만 합니다.

그 보고서의 맥을 짚을 줄 모르기 때문입니다. 

 

 보고서에는 전체적으로 그 보고서가 왜 써지는가에 대한 의문을 품고 있어야 합니다.

그래야 좋은 보고서가 나옵니다. 보고서도 하나의 예술작품입니다.

좋은 보고서는 군더더기 하나도 없습니다. 꼭 필요한 말만 보여줍니다. 그리고 단순 명쾌합니다.

표나 그림도 꽉 짜여 서서 덜어낼 것도 추가할 것도 없습니다.

상급자는 보고서 하나만 보고도 그 사람의 생각과 역량을 평가할 수 있습니다. 

품의서와 기안문서

품의서는 여쭐 품(稟) 자에 의논할 의(議) 자로 구성되어 있습니다.

그래서 여쭈어 의논한다는 의미를 가지고 있습니다.

보통 품의서에는 견적서가 붙임 문서로 들어가 있어서 이대로 실행하겠습니다 하는 의미가 있습니다. 

 

 비슷한 말로 기안문이 있습니다.

기안문 혹은 기안문서는 일어날 기(起) 자에 책상 안(案)으로 구성되어 있는데 책상 안(案) 자는 '책상', '생각', '안건'이라는 의미가 있습니다.

그래서 기안이란 어떤 안건을 일으킨다는 의미가 됩니다.

 

 품의서와 기안문을 비교하여 보면 품의서는 여쭈어 의논한다는 뜻이고 기안문은 안건을 일으킨다는 말로 두 단어의 의미적 차이로는 좀 더 높여서 부르느냐 일반적인 말로 쓰느냐 하는 것일 뿐 커다란 차이는 없어 보입니다.

굳이 나누자면 품의서가 좀 더 실행 쪽 성향이 강하고 기안문은 주로 계획 쪽 성향이 강하지 않나 생각하는데 이것은 각 회사마다 고유의 양식과 룰이 있어 그에 따르는 것이 좋겠습니다. 

 

일, 사업, 프로젝트 (PROJECT)의 프로세스(PROCESS)와 보고서

 

 회사나 직장에서 이루어지는 어떤 일이나 프로젝트는  기본적으로 PLAN - DO - SEE의 프로세스에 의해 이루어집니다.

 

PLAN 은 계획단계에서 이루어지는 각종 계획서가 됩니다.

DO 단계에서는 실행단계로 품의서와 같은 문서가 되겠습니다.

SEE 단계에서는 각종 결과보고서가 해당되겠습니다.

 

이것이 기본이며 때에 따라서는 단계가 하나 생략되기도 하는데 그것은 생략되어도 될 만한 충분한 이유가 있어야 합니다. 

 

 각 보고서에는 그 보고서의 취지와 의미에 맞게 내용이 들어가야 합니다.

계획서에는 그 계획을 하게 된 배경이 들어가야 합니다.

왜 그 계획을 세우게 되었는지 그리고 그 계획의 실행은 어떻게 하는지와 그 계획이 실행되었을 때 그 결과가 어떻게 예상되는지 (기대효과)가 정리되어 있는 것이 좋습니다.

상급자가 보기에 아 이 프로젝트를 왜 해야 하는지 그리고 실행은 어떤 식으로 하는지 그리고 그 결과는 어떠한지 알아볼 수 있도록 작성되어야 합니다. 

 

 실행문서에서는 각종 견적서와 이 문서를 왜 만드는지 계획서가 첨부되어 있다면 좋습니다.

그리고 실행 내역이 세부적으로 들어가야 있어야 하며 그것이 적정한지가 합리적으로 검토되어 있어야 합니다.

모든 실행문서는 결재를 득 한 후에 실행하는 것이 원칙입니다.

때때로 어떤 이유에 의해서 사후 결재를 득하는 경우도 있습니다. 

 

 결과보고서에는 계획서에서의 배경과 취지가 그대로 들어갑니다.

그리고 실행 내역이 어떻게 들어갔는지 개괄적 혹은 세부적으로 들어가고 일의 결과가 어떠했는지 기대 효과는 어떤 것들이 있는지 그리고 그 분석 결과 같은 내용이 들어갑니다.

잘된 점과 잘못된 점을 넣기도 합니다. 분

석을 마친 후 앞으로 어떻게 진행되어야 할 지에 대한 내용 등 향후 계획을 넣는 것이 좋습니다. 

 

 함께 보면 좋은 글

[보고서],[요지보고],[계획서]의 디테일

[보고서],[요지보고],[계획서]의 디테일

좋은 [보고서]와 내용 진행 방법(PROCESS)

좋은 [보고서]와 내용 진행 방법(PROCESS)

공무원식[보고서]의 구조

공무원식[보고서]의 구조