좋은 [보고서]와 내용 진행 방법(PROCESS)

보고서가 주는 벽

 신입 사원일 때 보고서를 쓸 일이 생기면 참으로 난감합니다.

마치 커다란 산이 눈앞에 존재하는 듯한 느낌을 받습니다.

어떻게 써야 좋은 보고서가 될지 무척이나 고민스럽습니다.

직장 동료나 선배에게 물어보거나 가장 좋은 방법이라고 생각되는 기존의 보고서를 참조하여 나름 열심히 보고서를 작성하게 됩니다. 

 

 그러나 아무리 신입인 자신이 보기에 좋은 보고서를 썼다고 하더라도 선배나 상급자가 보면 아직도 미흡한 부분이 많은 보고서가 됩니다.

어떻게 보고서를 써야 문맥이 흐르듯이 자연스러운 보고서가 될까요?

보고서도 하나의 훌륭한 예술 작품으로 보아야 합니다.

그리고 보고서를 작성하는 각자는 그 예술 작품을 탄생시키는 창조자로서 혼신의 힘을 다하여 보고서를 탄생시킵니다.  

보고서의 내용 구성 방법

 좋은 보고서는 문맥이 물 흐르듯이 자연스럽습니다.

그래서 읽기가 편하고 무엇을 이야기하는지 금방 쉽게 알아볼 수 있습니다.

좋지 않은 보고서는 문맥이 자연스럽지가 않고 단락 단락 끊어지는 느낌이 들고 왜 그 소제목이 나왔는지 잘 이해가 가지 않습니다. 

 

1. 기-승-전-결 형식

 그러면 어떻게 보고서를 써야 문맥이 자연스럽게 이어지고 편하게 읽을 수 있는 보고서가 될까요?

보고서를 하나의 스토리라고 보고 작가가 되어 그 스토리를 만든다고 생각해 보면 쉽게 보고서를 작성할 수 있습니다.

보통 전통적인 스토리라인은 기- 승 - 전 - 결의 형식을 가지고 있습니다.

 

 공무원 형식의 보고서를 생각해 보았을 때 보통 일반적의 구성 형식은 배경, 현황 및 문제점, 해결 방안, 기대효과 혹은 향후계획 등입니다.

여기서 각각 기승전결을 대입해 보면 배경은 기, 현황 및 문제점은 승, 해결방안은 전, 기대효과는 결에 해당합니다.

이러한 기본적인 뼈대의 개념을 가지고 있으면 여기에 그 보고서의 사안에 따라 약간씩 변형을 줄 수 있습니다. 점점 고수의 반열에 오르게 되는 겁니다.

소요예산은 해결 방안의 밑으로 소단원으로 들어갈 수 있습니다. 

 

2. 과거 - 현재 - 미래 방식 

보고서

 이와는 별도로 다른 스토리라인을 대입하여 볼 수도 있습니다.

시간의 흐름에 따라서 3단계로 생각을 해 보는 것입니다.

이것은 특별히 외우거나 일부러 힘주어 생각할 필요도 없습니다.

그 방법은 자연스럽게 과거 - 현재 - 미래의 순으로 보고서를 작성하는 것입니다. 

 

 과거는 지금까지의 현황과 문제점이 이렇게 있었고, 이것을 현재 이렇게 바꾸면 미래에 이러한 효과가 일어날 것입니다 하고 보고서를 쓰는 것입니다.

약간은 설득하는 보고서 형식이 되지만 우리가 일상생활에서 매우 익숙한 시간의 흐름인 과거 - 현재 - 미래의 형식을 따르기 때문에 아주 자연스러운 보고서가 됩니다. 

읽는 사람은 읽으면서도 매우 편안한 느낌을 가지게 됩니다. 

 

3. 마케팅 형식 

 마케팅 형식의 보고서를 생각해 볼 수도 있습니다.

마케팅 형식의 보고서는 제안서나 홍보용 글을 작성할 때도 활용할 수 있는데 일반적인 특징 - 유리한 점, 이점, 장점 - 이득 되는 점 (이익)과 같이 3단계의 순서로 글을 작성하는 방법입니다.

이 방식은 장점과 이득(이익)을 강조하여 읽는 사람들로 하여금 혹하게 만드는 효과가 있습니다.

이 방식은 조금은 파격적인 부분이 있어서 보고서를 쓸 때는 신중을 기해야 합니다. 

 

좋은 보고서의 조건

[보고서][품의서][기안문서]

 좋은 보고서는 군더더기가 없이 깔끔한 보고서로서 더하거나 덜할 것이 없는 보고서입니다.

그런데 완벽에 가까운 보고서는 있어도 완벽한 보고서는 없습니다.

그만큼 완벽한 보고서를 만들기는 어렵습니다.

이러한 좋은 보고서를 만드는 몇 가지 방법(조건)이 있습니다. 

 

 우선은 직장 상사의 끊임없는 피드백을 받는 것이 좋습니다.

그렇게 하면 좋은 보고서를 쓰기 위한 많은 도움을 받을 수 있습니다.

때로는 그의 조언이 틀릴 수도 있습니다.

그래도 자꾸 피드백을 받다 보면 나만의 새로운 보고서에 대한 생각이 잡힙니다.

그래서 타인의 보고서에 대한 평가와 첨삭은 좋은 보고서를 쓰기 위한 필수 조건입니다. 

 

 좋은 보고서의 조건 중에는 타이밍이 있습니다.

아무리 완벽한 보고서라 해도 타이밍이 늦거나 맞지 않으면 아무 소용없는 종이쪼가리에 불과합니다.

반드시 타이밍에 맞게 작성되어 보고가 되어야 합니다. 

 

 좋은 보고서는 작성자의 마음에 흡족하여야 합니다.

작성자의 마음에도 들지 않는데 타인의 마음에 든다는 것은 거의 불가능입니다.

본인에게 흡족한 보고서가 되도록 노력해야 합니다. 

 

 좋은 보고서에 정답은 없습니다. 끊임없이 노력하여 완벽한 보고서에 근접할 수 있도록 노력하는 것이 좋은 보고서의 조건입니다. 

 

공무원식[보고서]의 구조